Mit Calendly konnte das Customer-Advocacy-Team von ClickUp die Kommunikation mit den Kunden optimieren, was zu viel schnelleren Projektabwicklungszeiten und höherer Kundenbindung führte.

Hinweis der Redaktion: Dieser Artikel wurde von Leila Cruz, Content Partnerships Specialist bei ClickUp, beigesteuert.

Als eines der am schnellsten wachsenden SaaS-Unternehmen weltweit hat ClickUp in gut fünf Jahren seinen Kundenstamm auf 800.000 Teams erweitert.

Um diese Kunden zu feiern, hat ClickUp das Kundenfürsprecherprogramm eingeführt. Ziel des Programms ist es, mit Kunden aus allen Geschäftsbereichen in Kontakt zu treten, um über ihre einzigartigen ClickUp-Einführungsgeschichten und Anwendungsfälle zu erfahren.

Da der Kundenstamm von ClickUp weltweit gewachsen ist, wurde es ohne eine geeignete Terminplanungsplattform jedoch immer schwieriger, Meetings und Nachbesprechungen für alle Kundenfürsprecher zu koordinieren, schnell Nachforschungen anzustellen und das Kundenfürsprecherprogramm zu skalieren.

Die Herausforderung

Ineffiziente Kundenkommunikationsprozesse

Ohne ein geeignetes Tool zur Unterstützung der Kundenkommunikation dauerte es mehrere Tage, um Telefonate mit Kunden zu koordinieren.

Das Kundenfürsprecherteam hat Nachbesprechungsanrufe manuell verfolgt und geduldig auf Kundenantworten per E-Mail gewartet, um einem Termin festzulegen, der für beide Parteien funktionierte. Dies führte zu einem endlosen Zyklus von E-Mails hin und her, um eine passende Zeit zu finden. 

„In meiner Welt bedeutet eine längere Wartezeit auf ein erstes Fürsprechergespräch auch eine längere Wartezeit, bis ich meine wichtigsten Ergebnisse wie Fallstudien und Videoreferenzen erhalte“, sagte Tiffany Keel, Head of Customer Advocacy, Product Marketing bei ClickUp.

Auf einer strategischeren Ebene bestand das Ziel darin, eine Pipeline der wichtigsten Fürsprecherinitiativen zur Unterstützung der Markteinführungsstrategie aufzubauen. Um diese dringenden Recherchen durchzuführen, musste ClickUp über 50 Kundeninterviews durchführen. 

Die Herausforderung bestand darin, herauszufinden, wie diese Anrufe effizienter geplant werden konnten, und die richtigen Tools zu finden, um Zeit und Aufwand für die Skalierung des Kundenfürsprecherprogramms zu optimieren.

Die Lösung

„Wir haben Calendly als unseren Standard-Terminplaner verwendet“, sagte Tiffany. „Es hat den Prozess der Kundenkommunikation vereinfacht und durch die Integration mit ClickUp und Zoom konnten wir auch effizientere und automatisierte Workflows erstellen!“

Vereinfachter Buchungsprozess für Meetings

Was einst ein Prozess mit mehreren Schritten war, ist jetzt vereinfacht worden.

Indem ein Link geteilt wird, mit dem Kunden eine Meetingzeit buchen können, ohne nach der Verfügbarkeit fragen zu müssen, wurde die Kommunikation und die Terminplanung zu Beginn und für Nachbesprechungen mit Kunden wesentlich erleichtert.

Und wenn Kunden ein Meeting verschieben müssen, können sie einfach mithilfe des Calendly-Links in Tiffanys E-Mail-Signatur ein neues Meeting in ihrem Kalender buchen oder mit dem automatisch in der Ereignisbeschreibung angegebenen Link eine neue Zeit planen. Dies verringert nicht nur die Ineffizienz von manuellen Buchungen, sondern hat dazu beigetragen, dass ClickUp für seine Kunden leichter erreichbar wird.

Sofortiger Zugriff auf Meetingdetails mit der Calendly-Zoom-Integration

Weil bei ClickUp die Schaffung effizienter Systeme wichtig ist, nutzten sie die Integrationsmöglichkeiten von Calendly und verbanden es mit Zoom, um die Admin-Arbeit bei der Terminplanung von Videokonferenzen zu beseitigen.

Die Calendly-Zoom-Integration eliminiert die manuelle Aufgabe, Zoom-Meeting-Links und Einwahldetails zur E-Mail hinzuzufügen. Dies ermöglichte es den Fürsprechern, die Verbindung mit dem ClickUp-Team einzuleiten: Sie brauchten nur aus einer aktuellen Liste der verfügbaren Meetingzeiten eine zu wählen, die sowohl für ihre eigene Verfügbarkeit als auch die des ClickUp-Teams passte, ohne E-Mails hin- und herzuschicken.

„Die Integrationsmöglichkeiten von Calendly haben so viele unserer Prozesse automatisiert und nahtlose Workflows geschafft. Sie haben es auch unserem Team ermöglicht, den Überblick über unsere kundenorientierten Projekte zu behalten“, sagte Tiffany weiter.

Optimierter Workflow mit der Calendly-ClickUp-Integration

Die Integration von ClickUp mit Calendly ist für das Kundenfürsprecherteam von entscheidender Bedeutung. Die Synchronisierung von Calendly mit ClickUp hat dazu beigetragen, Meetings, Ereignisse, Arbeitszeitpläne und andere Elemente an einem zentralen Ort zusammenzuführen.

Die Integration funktioniert durch automatisches Importieren von Ereignisdaten aus Calendly in die ClickUp-Plattform, wo das ClickUp-Team Meetings zusammen mit den dazugehörigen Aufgaben und Projekten verfolgen kann. So gibt es keine doppelte Arbeit und Zeitverschwendung bei der Suche nach Informationen mehr.

Die Ergebnisse

50 % schnellere strategische Kunden-Persona-Projekte

„Der größte Vorteil ist die Effizienz, wenn es um die Kundenbindung geht. Ich spare auf jeden Fall ganze Tage bei der Kommunikation mit Kunden“, sagte Tiffany. „Jeder Kundenanruf trägt dazu bei, dass ich meine wichtigsten Fürsprecherprodukte erhalte, sei es mit einem Vorstellungsgespräch oder einem formelleren Interview.“

Mit Calendly, der Zoom-Integration und der ClickUp-Integration mit Calendly konnte ClickUp persönliche Entwicklungsinitiativen zur Unterstützung der Markteinführungsstrategie beschleunigen.

Weil die Terminplanung von Anrufen vereinfacht und optimiert wurde, sind die Kundenbetreuer bei ClickUp jetzt zu jeder Zeit für mehrere Kunden zuständig, mit denen sie gleichzeitig kommunizieren und Projekte voranbringen, anstatt sich nur manuell auf einen Kunden zu konzentrieren. 

Doppelt so hohe Kundenbindung

ClickUp konnte die Kommunikationsbarrieren mit Kunden wie etwa zeitverschwenderische E-Mails reduzieren, die sie von der Teilnahme abgehalten hätten. Das Team kann sich jetzt viel effizienter mit Kunden in Verbindung setzen, was wiederum eine stärkere Bindung geschaffen und zu höheren Beteiligungsquoten geführt hat.

„Jetzt ist der Prozess automatisiert und hilft mir, die Kundenbeziehung zu fördern“, sagte Tiffany weiter. „Diese Art von Beziehung hat uns geholfen, die Kundenbindung zu steigern und unser Referenzprogramm aufzubauen, bei dem Kunden an zukünftigen Kundenmarketinginitiativen teilnehmen können.“

3-mal mehr Ressourcen für die Unterstützung des Vertriebs erstellt

Durch die optimierte Kundenkommunikation konnte das ClickUp-Team innerhalb von zwei Wochen mehr als 50 Persona-Interviews absolvieren!

Und weil sie sich mit Kunden in Verbindung setzen konnten, um ihre Geschichten über die ClickUp-Einführung und Anwendungsfälle zu hören, war ClickUp in der Lage, bessere Ressourcen für die Unterstützung des Vertriebs wie Kunden-Story-Blogposts, Fallstudien, -Videoreferenzen, Community-Vorlagen und mehr zu generieren. 

„Es war wirklich beeindruckend, die Geschichten unserer Kunden zu hören“, sagte Tiffany weiter. “Es macht mich glücklich, zu hören, wie ClickUp ihnen geholfen hat, und ich bin dankbar, dass Calendly mein Team unterstützt und ich mich mit so vielen Kunden wie möglich so leicht wie möglich in Verbindung setzen kann.“

Wie Calendly anderen ClickUp-Teams hilft

Calendly wurde entwickelt, um über Teams hinweg genutzt zu werden. Die Planungsautomatisierung hilft somit auch anderen ClickUp-Abteilungen, ihre Ziele zu erreichen.

Support für Firmenkunden: 57 % schnellere Bearbeitungszeit für Tickets

 Bei ClickUp steht der Kundenservice im Mittelpunkt. Es ist ein zentraler Wert, die beste Kundenerfahrung zu bieten.

Ihr größtes Hindernis für die schnelle Lösung von ClickUp-Problemen waren die E-Mails, die zwischen dem Firmen-Supportteam und den Kunden hin- und hergeschickt wurden, um alle notwendigen Informationen für die Fehlerbehebung zu sammeln. Dies führte zu längeren Ticketzeiten für Supportmitarbeiter und langsamere Problemlösung für die Kunden.

Calendly gibt dem Supportteam eine direkte Verbindung zu seinen Kunden, wenn diese Hilfe benötigen. Mit dieser neuen direkten Live-Kommunikation mit Kunden vor Ort kann ClickUp schneller genaue Informationen sammeln und die Komplexität und Beschaffenheit eines Problems verstehen. Das hat die Lösungszeit um mehr als die Hälfte verringert, nämlich von durchschnittlich 3,5 Tagen auf 1,5 Tage!

Die Verwendung von Calendly gibt dem Team die zusätzliche Zeit, um wichtigere Gespräche zu eröffnen, um Kunden dabei zu helfen, für ihre Unternehmen das Meiste aus der ClickUp-Plattform herauszuholen.

Talentrekrutierung: Zeitzonenverwirrungen konnten beseitigt und der Rekrutierungsprozess optimiert werden

Als ein sehr wachstumsstarkes SaaS-Unternehmen rekrutiert ClickUp aktiv talentierte Menschen aus der ganzen Welt, was allerdings einige Herausforderungen mit sich bringt. Die Koordination der Zeitpläne und die Angleichung der Zeitzonen erforderte eine Menge manueller Arbeiten und Konvertierungen durch das Einstellungsteam. 

„Es war für uns schwierig, die Zeitplanung festzuhalten oder leicht auf die Art von Bewerberinformationen mit der von uns gewünschten Klarheit zuzugreifen, die wir für Anrufe oder Interviews benötigten“, sagte Cheyene Gorman, Recruiter.

Calendly löst dieses Problem, indem es automatisch die Zeitzone von Kandidaten erkennt und die Verfügbarkeit entsprechend angepasst wird. Dadurch werden Unklarheiten oder Verwirrung vermieden. 

„Und das Beste ist, dass ich mit der Calendly-ClickUp-Integration nun die Meetings gemeinsam mit den ClickUp-Aufgaben verfolgen kann, die mit dem Kandidaten verbunden sind", sagte Cheyene weiter.

Als einer der größten Befürworter von Produktivität und der Schaffung effizienter Workflows macht die Integration von ClickUp mit Calendly die zwei Tools zu einer leistungsstarken Kombination, die Teams dabei helfen kann, ihre Planungsprozesse zu rationalisieren und ihre Anstrengungen effektiv zu skalieren.

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